|
|
|
Laadunvarmistus ja auditointi Tampereen yliopiston kirjastossaKorkeakoulujen arviointineuvosto toteuttaa vuoteen 2011 mennessä kaikkien suomalaisten korkeakoulujen laadunvarmistusjärjestelmien auditoinnit. Keskeinen tavoite on tukea korkeakouluja niiden kehittäessä laadunvarmistusjärjestelmiään vastaamaan eurooppalaisen laadunvarmistuksen periaatteita ja osoittaa, että Suomessa toimii pätevä ja johdonmukainen kansallinen ja korkeakoulutasoinen laadunvarmistus. Auditointien yksi tavoite on siten myös vaikuttaa suomalaisten korkeakoulujen kilpailukykyyn globaaleilla koulutusmarkkinoilla. Kansallisena tavoitteena on koota ja välittää laadunvarmistuksen hyviä käytänteitä, edistää niiden leviämistä korkeakoululaitoksessa ja siten kehittää korkeakoulutusta kokonaisuudessaan. (Rekilä et al., 2008) Laadunvarmistus ja auditointi kuuluvat osaksi Bolognan prosessia, josta löytyy lisätietoja opetusministeriön verkkosivulta. Korkeakoulujen laadunvalmistusjärjestelmien auditoinnit arvioi Korkeakoulujen arviointineuvosto (KKA). Lisätietoja KKA:sta. Korkeakoulujen auditoinnin kohteina on aina korkeakoulujen koko laadunvarmistusjärjestelmä. On kuitenkin tärkeää, että kirjastot ovat näkyvästi mukana auditoinneissa ja että myös niiden laadunvarmistusjärjestelmään kiinnitetään huomiota. Kirjastopalveluilla on keskeinen asema korkeakouluissa ja myös niiden laadusta on pidettävä huolta.
Tampereen yliopiston toimet
Tampereen yliopiston hallitus päätti joulukuussa 2007
yliopiston laatujärjestelmän kehittämistoimenpiteistä vuoden 2008 aikana. Laadunvarmistuksella
Tampereen yliopistossa tarkoitetaan järjestelmällistä toiminnan kehittämistä,
joka ilmenee toimintokohtaisten tavoitteiden asettamisena, tavoitteiden
mukaisina päätöksinä ja toiminnan säännöllisenä itsearviointina. Yliopiston
laatujärjestelmää päätettiin kehittää yksikkölähtöisesti ja itsearviointia
hyödyntävästi. Yliopisto ohjeisti vuoden 2008 alussa yliopiston eri yksiköitä julkaisemaan laadunvarmistusta osoittavan tiiviin kuvailun avoimilla verkkosivuillaan maaliskuun loppuun mennessä. Verkkoon tulleella kuvauksella osoitettiin, että yksikkö on tunnistanut tärkeimmät laatua ylläpitävät ja kehittävät käytännöt sekä todettiin mitä toimintatavoistaan tai käytännöistään yksikkö parhaillaan kehittää tai on valinnut kehitettäväksi. Kuvauksen tekemistä varten yksiköille toimitettiin yksityiskohtaisemmat ohjeet ja suositukset. Tampereen yliopiston kirjaston toimetAuditointi oli esillä kirjaston johtoryhmässä useaan otteeseen. Kirjastossa voitiin olla tyytyväisiä siihen, että kirjastossa oli tehty ja dokumentoitu paljon laatutyötä jo ennen tietoa auditoinnista. Kirjaston strategian toteutumista on seurattu vuosittain tuloskorttien avulla. Säännöllisin väliajoin on toteutettu palvelunlaatukyselyitä. Kirjaston prosessien toimivuutta on varmistettu prosessikuvauksilla. Kirjaston antaman tiedonhankintataitojen opetuksen laatua on varmistettu kirjaston opetuksen laatujärjestelmän avulla. Nämä ovat vain joitakin esimerkkejä kirjaston laatutyöstä. Vaikka kirjastossa oli paljon laadunvarmistukseen liittyvää dokumentointia, sen kokoaminen yhteen vaati kuitenkin vielä jonkin verran lisätyötä. Kirjaston johtoryhmä nimesi työryhmän valmistelemaan yksikön laatu, arviointi ja kehittäminen -sivustoa. Sivustoa käsiteltiin kirjastossa myös yhdessä koko henkilökunnan kanssa muun muassa työyksikkökokouksessa. Kirjaston laatusivusto tarjoaa perustiedot yksikön laadunvarmistuksesta. Kirjaston laatu, arviointi ja kehittäminen-sivusto löytyy avoimesta verkosta ja on liitetty yliopiston laatujärjestelmän sivulle. Kirjaston sivustolla luonnehditaan kirjaston toiminta-ajatus, tehtävät ja visio sekä keskeiset tavoitteet ja vahvuudet. Kirjaston laadunvarmistuksen keskeiset piirteet on ryhmitelty toiminnoittain ja esimerkein. Järjestelmällisen kehittämisen kannalta kirjastossa pidetään tärkeänä kehittää ja varmistaa toiminnan laatua seuraavilla osa-alueilla:
Kuvauksen loppuun koottiin avoimesti esiin kirjaston toimintatapojen kehittämisehdotukset, jotka tuovat esiin hankkeita ja toimenpiteitä, joilla kirjaston toimintatapoja kehitetään. Toimintatapojen kehittäminen nähdään kirjastossa jatkuvana prosessina, sillä toimintaympäristön asettamat haasteet nostavat esiin uusia palvelujen ja toimintojen kehittämistarpeita.
Auditointi -ryhmän vierailu yliopistollaKorkeakoulujen arviointineuvosto ja yliopisto sopivat auditoinnin järjestämisestä auditointisopimuksella. Tampereen yliopiston sopimus allekirjoitettiin 17.1.2008. Yliopiston laadunvarmistusjärjestelmän auditointi suoritettiin keväällä 2008. Varsinainen auditointivierailu yliopistoon toteutettiin toukokuussa. Kuusi viikkoa ennen tätä vierailua tuli yliopiston toimittaa arviointineuvostolle auditointiaineisto, jonka avulla arvioitsijoiden oli mahdollista saada kuva korkeakoulun organisaatiosta, laadunvarmistusjärjestelmästä, sen suhteesta toiminnan ohjausjärjestelmään ja näyttöjä laadunvarmistusjärjestelmän toimivuudesta. Kirjaston aineistosta mukaan oli liitetty opetuksen laatujärjestelmän kuvaus. Tämän lisäksi auditointiryhmä pyysi ja sai käyttöönsä muita täydentäviä aineistoja ja muun muassa mahdollisuuden käyttää yliopiston intranettiä. Ensimmäisenä päivänä auditointiryhmä kartoitti kokonaiskuvaa yliopiston laadunvarmistusjärjestelmästä haastattelemalla muun muassa yliopiston ylintä johtoa, dekaaneja, laitosjohtajia, opetus- ja tutkimushenkilökunnan edustajia, hallinto- ja tukipalveluiden edustajia, opiskelijoita ja sidosryhmien edustajia. Toisena päivänä ryhmä tutustui laitos- ja tiedekuntatasolla toteutuvaan laadunvarmistukseen. Kolmantena päivänä vuorossa olivat teemahaastattelut. Lopuksi auditointiryhmä tapasi vielä yliopiston ylimmän johdon. Hallinto- ja tukipalveluiden edustajien haastateltavaan ryhmään kuuluivat myös kirjaston edustajina ylikirjastonhoitaja Mirja Iivonen ja osastonjohtaja Leena Toivonen. Haastatteluissa esitettiin asiantuntevia kysymyksiä, joihin vastaaminen tarjosi mahdollisuuden selventää dokumentoitua aineistoa. Auditoinnin tulosKorkeakoulujen arviointineuvosto totesi, että Tampereen yliopiston laadunvarmistusjärjestelmää pitää vielä kehittää ja se edellyttää lisätoimenpiteitä yliopistossa ja myös uusinta-auditointia parin vuoden kuluttua. Kirjasto voi olla tyytyväinen auditoinnissa saamaansa palautteeseen. Auditointiraportista käy ilmi, että hallinto- ja tukipalvelut, joihin kirjastokin kuuluu, ovat dokumentoineet laadunvarmistustaan pääosin varsin edistyneellä tavalla. Erityisen tasokkaana mainitaan muun muassa kirjaston opetuksen laatujärjestelmän kuvaus. (Ks. Rekilä et al. 2008, sivut 41-43.) Raportissa todetaan laadunvarmistusjärjestelmän hyvinä käytäntöinä muun muassa se, että tuki- ja palvelutoiminnoissa kuten kirjastossa on kehittyneitä ja käyttäjien tarpeisiin perustuvia laadunvarmistuksen menettelytapoja. Hallinto- ja tukipalveluiden keräämä palaute todetaan merkittäväksi keinoksi tunnistaa kehittämiskohteet. Palautteen lisäksi erilaiset raportit, sisäiset tulosneuvottelut ja yhteistyöryhmät mainitaan työkaluina riittämättömän laadun tunnistamiseen. Raportissa todetaan myös, että auditointiaineiston perusteella ongelmiin ja puutteisiin pystytään reagoimaan keskitetyissä tukipalveluissa. Palautetiedon tunnetuksi tekemisessä ja hyödyntämisessä nähdään kuitenkin edelleen kehitettävää. Palautetiedon hyödyntäminen ja asiakaslähtöisyys ovat kirjaston toiminnan kehittämisessä keskeisessä asemassa. Kirjaston nykyisen strategian valmistelussa hyödynnettiin laajan palvelunlaatukyselyn tuloksia sekä asiakkaiden edustajien mukana oloa itse strategiaryhmässä. Kirjaston vuosille 2010-2015 ulottuvan uuden strategian valmisteluprosessi on juuri alkamassa. Kirjaston käyttäjien edustajat tulevat nytkin osallistumaan strategian valmisteluun. Myös uuden palvelunlaatukyselyn tulokset ovat käytettävissä tausta-aineistona. Tämän lisäksi myös auditointiraportin tulokset kannattaa ottaa huomioon kirjaston uuden strategian valmistelussa.
22.12.2008
Teksti
Leena Toivonen
ja Mirja Iivonen LähteetRekilä, Eila et al. Tampereen yliopiston laadunvarmistusjärjestelmän auditointi. Korkeakoulujen arviointineuvoston julkaisuja 9:2008. Saatavilla verkossa. Käytetty 29.10.2008.
|