Miten kaikki saa alkunsa? IFLAn Professional Programmes Director Sjoerd Koopman kertoo

Milanossa järjestetty 75. IFLA (The International Federation of Library Associations and Institutions) -konferenssi keräsi kaikkiaan 4 496 osallistujaa eri puolilta maailmaa, muun muassa 3 931 rekisteröitynyttä kävijää, 128 näytteilleasettajaa sekä 228 vapaaehtoistyöntekijää ja henkilökunnan edustajaa Italiasta. Näin suuren konferenssin järjestäminen on valtava prosessi ja tavallisen konferenssivieraan mieltä askarruttavatkin monet kysymykset: kuinka konferenssipaikka ja ohjelma yleensä valitaan ja millaisia asioita valintaprosessissa on oikein otettava huomioon?   Päätimme ottaa IFLA-järjestäjiltä tarkemmin selvää, mitä kaikkea konferenssin järjestämiseen kuuluu. IFLAn Professional Programmes Director Sjoerd Koopman Hollannista kertoi sähköpostitse tapahtuman suunnittelusta ja vaadittavista järjestelyistä.

Kun uuden konferenssin suunnittelu aloitetaan, huomioon otettavia asioita on tietenkin paljon. Sjoerd Koopman mainitsee tärkeimmäksi seikaksi konferenssipaikan koon. Paikan on oltava tarpeeksi suuri noin kuuden rinnakkaisen ohjelmalinjan järjestämiseen. Konferenssiohjelman, näyttelyn ja kaikkien tarvittavien bisnestapaamisten tulee sopia saman katon alle. Sijainti kulkuyhteyksien kannalta, muun muassa lento- ja junayhteydet, on myös tärkeä. Ratkaisevaa on lisäksi kansallisen ja paikallisen kirjastoyhteisön vahva tuki sekä järjestäjämaan mahdollisuus tarjota tarvittava taloudellinen tuki. Riittävä majoituskapasiteetti eritasoisissa hotelleissa on myös oleellista.

Koopman kertoo, että joka vuosi IFLAn johtokunta (Governing Board) valitsee maantieteellisen alueen, jossa konferenssi pidetään neljän vuoden kuluttua. Maailma on jaettu kymmeneen eri alueeseen, joista yksi valitaan. Seuraavana vuonna pieni määrä mahdollisia tapahtumapaikkoja listataan ja lopullinen päätös tehdään ja julkaistaan elokuussa kolme vuotta ennen tapahtumaa. Tänä vuonna vuoden 2012 tapahtumapaikaksi julkaistiin Helsinki ja vuoden 2013 tapahtumapaikka valitaan Aasian ja Oseanian valtioista. Milanon konferenssin järjestelyt aloitettiin vuonna 2005.

Varsinaisissa järjestelyissä on mukana monta eri tahoa. Pääorganisoija on IFLA, joka palkkaa ammattimaisen konferenssijärjestäjän (professional conference organizer) hoitamaan ilmoittautumiset, hotellivaraukset ja kuljetukset. Kullakin järjestäjämaalla on myös oma kansallinen järjestelykomiteansa.

Kansallinen komitea ehdottaa konferenssin teemaa ja IFLAn johtokunta hyväksyy sen. IFLAssa toimivat eri ryhmät, Sections, Special Interest Groups ja Core Activities, ehdottavat jokainen oman osuutensa konferenssin ohjelmasta. Professional Committee tekee lopullisen päätöksen.

Suomalaisella kirjastoyhteisöllä onkin nyt hyvä ja haastava tilaisuus tutustua tällaisen kansainvälisen konferenssin järjestämiseen ja toteuttamiseen, kun vuoden 2012 konferenssia aletaan suunnitella ja järjestää.

Kuvassa: IFLA-konferenssi järjestettiin Milanossa elokuussa 2009 (kuva: Erja Kymäläinen).

5.10.2009

Teksti:
Erja Kymäläinen
Kirjastoamanuenssi, Terveystieteiden osastokirjasto

Lähteet:

IFLAn Professional Programmes Director Sjoerd Koopmanin sähköpostihaastattelu, 1.9.2009.

IFLA Closing Day Puts Focus Back on Global Economy (08.28.09)
AL Inside Scoop
The blog for American Libraries, the magazine of the American Library Association