RefWorks -viitteidenhallintaohjelma

Uutta RefWorksissa

• Uusi käyttöliittymä tulossa syksyllä 2010
• Tamcatin viitteet suoraan RefWorksiin

RefWorks on ohjelma, joka toimii selaimella (Explorer, Netscape, Firefox). Sitä ei tarvitse asentaa erikseen tietokoneelle. Ohjelmalla voit:

• koota oman viitetietokannan
  • siirtää/tallettaa viitetietoja RefWorksiin
  • liittää kuvia tai tekstiä (attachments)
  • tehdä viitteisiin muistiinpanoja 
  • järjestää viitteitä kansioihin tai omaan listaan
  • tallentaa/tulostaa/lähettää viitteitä sähköpostilla
    
    
• tehdä lähdeluettelon
  • tulostaa/lähettää luetteloita sähköpostilla
  • valita minkä näköisen luettelon (viittaustyylin) haluat
  • valmiita viittaustyylejä useita satoja esim. APA, Harvard, MLA ja useita tieteellisten aikakauslehtien edellyttämiä viittaustyylejä (ks. List of Output Styles)
  • voit muokata oman tyylin
    
    
• kirjoittaa lähdeviittaukset tekstiin
  • kirjoittaa tekstinkäsittelyohjelmalla (Word) ja tehdä viittaukset omasta RefWorks-tietokannasta
  • tulostaa tekstin ja lähdeluettelon (ohjelma tekee lähdeluettelon automaattisesti, kun käyttää tekstiviittauksissa RefWorksia (esim. Write-N-Cite -apuohjelmaa) 
  • voit valita missä muodossa haluat viittaukset ja lähdeluettelon (valmiit tai oma tyyli)

Siirto-ohjeita suomeksi

RefWorksin kotisivu
RefWorksin ohjeet englanniksi
Terveystieteiden osastokirjaston ohjeet
Ohjelman tekniset käyttöedellytykset ; (compatibility)

RefWorks -viitteidenhallintaohjelman ohjeet vaiheittain:

1.   Kirjautuminen RefWorks -ohjelmaan
2.   Valikot
3.   Viitetietokannan luominen; viitteiden siirto
4.   Viitetietokannan muokkaaminen ja liitteiden lisääminen
5.   Viitteiden järjestäminen kansioihin
6.   Haku omasta viitetietokannasta
7.   Lähdeluettelon laatiminen
8.   Viittausten kirjoittaminen tekstiin
9.   Viittausten muotoilu
10. Tekstin ja lähdeluettelon tulostus
11. Käyttöedellytykset

1. Kirjautuminen RefWorks -ohjelmaan

Kirjaudu käyttäjäksi ensimmäisellä kerralla Tampereen yliopiston verkkoon kuuluvalla koneella.

Avaa RefWorksin kirjautumissivu:

• Valitse New to RefWorks? Sign up for an Individual Account
• Täytä rekisteröintilomake, paina Register ja jatka ohjelmaa.
• Saat myöhemmin RefWorksilta sähköpostin, jossa vahvistetaan antamasi käyttäjätunnus ja salasana. Saat samassa postissa myös ryhmäkoodin (=Group Code). Tarvitset ryhmäkoodia, kun käytät RefWorksia yliopiston verkon ulkopuolella, joten säilytä saamasi sähköposti. Unohtuneita tunnuksia voi tiedustella RefWorksista sähköpostilla info@refworks.com.

Kun avaat ohjelman seuraavan kerran Tampereen yliopiston koneella, käytä vahvistettua käyttäjätunnusta ja salasanaa; et tarvitse ryhmäkoodia.

Voit tehdä itsellesi useita tunnuksia ja samoja tunnuksia voi käyttää useampi henkilö esim. tutkimusryhmä. On mahdollista tehdä myös ns. Read-only -tunnukset (Tools > Update User Information), joilla pääsee katsomaan viitteitä, tekemään viittauksia tekstiin sekä tulostamaan viitelistoja, mutta ei muuttamaan tai lisäämään tietoja.

Etäkäyttö (remote access)

Kun käytät RefWorksia yliopiston ulkopuolisella koneella,  kirjaudu Nelliportaaliin peruspalvelutunnuksilla ja sen jälkeen Nellistä RefWorksiin ryhmätunnuksilla (Group Code) + omilla tunnuksilla.

Yksinomaan RefWorksin käyttöön riittää ryhmäkoodi + omat tunnukset, mutta kun kirjaudut sisään Nelliportaalin kautta, etuna on se, että voit samalla käyttää kaikkia yliopiston  e-aineistoja (elektroniset lehdet, e-kirjat). Voit tehdä hakuja sekä siirtää viitteitä RefWorksiin.

Kun kirjaudut toisessa organisaatiossa, jossa on RefWorks (esim. TTY), valitse kirjautumissivulta vaihtoehto Not your organization? Login using your Group Code ja jatka samoin kuin edellä.

RefMobile

Kirjaudu RefMobileen samoilla ryhmätunnuksilla ja omilla tunnuksilla kuin tavalliseen RefWorksiin. RefMobileen pääsee myös perinteisestä Refworks-ohjelmasta: linkki näytön oikeassa yläkulmassa.

2. Valikot

Valikot ovat RefWorksissa jokaisen sivun ylälaidassa. Sivun oikeasta laidasta löytyy pikahaku (Search RefWorks).

References

• lisää uusi viite tai siirrä viite (Add New Reference/Import tai Export)
• järjestä kansioita (myös Folders-valikossa)
• tee kopio (Backup/Restore) (myös Tools-valikossa)

Search

• hae tarkemmin (Advanced) ja etsi listoista (Lookup)
• hae online-tietokannoista (myös Tools-valikossa)

View

• katso viitteitä yhdessä kansiossa, omassa listassa tai kaikki viitteet; siirry muokkaamaan viitteitä - ks. viitetietokannan muokkaaminen
• tarkista kaksoiskappaleet (myös Tools-valikossa)

Folders

• luo uusi kansio, katso kansiot, järjestä kansioita

Bibliography

• tee lähdeluettelo tai tulosta teksti ja lähdeluettelo

Tools

• Write-N-Cite -apuohjelma
• viitteen siirto RefWorksista (Export)
• Preview Output Style/Output Style Manager
• omien tietojen päivitys (tunnukset)
• omat asetukset (customize)
• asetukset (kieli)

Help

• aloittajan opas (Tutorial)
• ohjeet aiheittain, aakkosjärjestyksessä tai haku ohjeista

3. Viitetietokannan luominen; viitteiden siirto

Viitetietokannan voit koota usealla tavalla:

1. Suurin osa tietokannoista on sellaisia, että voit siirtää viitteet suoraan RefWorksiin, esim. Tamcat, Linda, Arto, Nelli, Ebsco, Emerald, CSA-, OCLC- ja Ovid, Sage Premier. Tietokannoissa on linkki RefWorksiin: tee haku ja valikoi siirrettävät viitteet. Valitse tietokannassa RefWorksin painike ja siirto tapahtuu automaattisesti. RefWorksiin tulee ilmoitus, kun viitteet ovat siirtyneet. (ks. CSA-esimerkki).

 

2.  Joissakin tietokannoissa viite  täytyy ensin muuntaa tekstimuotoon ja tallentaa tai kopioida sen RefWorksiin. Siirto onnistuu niistä tietokannoista, joissa viitetiedot saa rakenteiseen tekstimuotoon = kentät/tiedot erilleen (tekijä, nimeke jne. erilleen). Katso lisätietoja siirto-ohjeista

 

 

Siirron vaiheet: tee haku tietokannassa ja valitse viite tai viitteet. Muunna viitetiedot sitten tekstimuotoon = siirrettävään muotoon ja tallenna tai kopioi ne. Siirry RefWorksiin ja siirrä tiedot Import-komennolla omaan viitetietokantaasi. Vaiheet ovat samanlaisia eri tietokannoissa, mutta käsitteet vaihtelevat esim. tallenna/save, export, download, display (ks. siirto-ohjeita). 

3. Voit aina kirjoittaa viitetiedot RefWorksin viitetietolomakkeelle. Lomake löytyy References-valikosta Add New Reference -painikkeesta. Viitetietojen kirjoittaminen on välttämätöntä silloin, kun tietokannan rakenne on sellainen, ettei siitä saa viitteitä siirrettävään, rakenteiseen muotoon. 

4. Joistakin online-tietokannoista ja kirjastoluetteloista voit hakea ja siirtää suoraan RefWorksin Search- tai Tools-valikoissa. Ei toimi oikein suomenkielisissä tietokannoissa (ä,ö). Ks. englanninkielinen ohje  

5. Lisäksi voit siirtää viitteitä toisesta viitteidenhallintaohjelmasta. Ks. englanninkielinen ohje

6. RefGrab-It hakee viitteen tietoja verkkosivuilta.

7. RefMobile sisältää uudenlaisen SmartAdd-toiminnon, jonka avulla voi siirtää esim. ISBN- tai DOI-numerolla, tekijän nimellä tai otsikon osalla viitteen Refworksiin. SmartAdd hakee annetuilla tiedoilla viitteen, jonka voi suoraan siirtää haluamaansa kansioon. RefMobileen pääsee myös perinteisestä Refworks-ohjelmasta: linkki näytön oikeassa yläkulmassa.
RefMobilen käyttöohjeet

8. RSS Feed  Voit asettaa RefWorksiin syötteitä uusiin lehtiin, lehdistä tekemiisi hakuihin  ja siirtää viitteet syötteiden avulla RefWorks-tietokantaasi. 

 

Ohjeita:

• RefWorksin ohjeet viitetietokannan luomiseen
• Suomenkielisiä ohjeita ks. siirto-ohjeet
• Tampereen yliopiston Lääketieteen tietokannat ks. Terveystieteiden osastokirjaston ohjeet.
• Lista kaikista filttereistä ja tietokannoista löytyy englanninkielisistä RefWorksin ohjeista Database Services Supported ja siirto-ohjeet Import Instructions

4. Viitetietokannan muokkaaminen

Tietojen korjaaminen ja lisääminen

Voit katsoa ja korjata viitteen tietoja heti, kun olet siirtänyt sen. Avaa Last Imported Folder. Valitse View, kun haluat katsoa viitteen tietoja ja Edit, kun haluat muuttaa niitä (View- ja Edit-linkit ovat viitelistassa viitteen oikealla puolella). Siirretyn viitteen tiedot kannattaa tarkistaa ja korjata aina heti.

Edit Reference -näytöltä voit tarkistaa, että viitteessä on kaikki tarvittavat tiedot ja ne ovat siirtyneet oikein. Esimerkiksi tarkista aina Ref Type, koska se vaikuttaa sekä lähdeluetteloon että tekstiviittauksiin.

Toimitetun teoksen tiedoissa viitetyyppi on muutettava Book, Edited (vrt. Book, Whole). Jos kyse on toimitetusta kirjasta, jonka osilla on omat tekijänsä, viitteen tyyppi on Book,Section. Osista koostuvan kirjan tietoja pitää korjata muutenkin: osan tekijä ja osan nimi sekä sivunumerot pitää lisätä (painetusta kirjasta siirtyvät ainoastaan kirjan tekijä/toimittaja ja kirjan nimi; e-kirjoista saattavat siirtyä kaikki tiedot esim. Elsevierin e-tietosanakirjat).

 Source Typessa määritellään, onko lähde painettu vai elektroninen. Oletus on, että kyseessä on painettu lähde, joten tyyppi on aina muutettava, kun on kyse elektronisesta aineistosta. Elektronisen aineiston tietoihin tulee lisätä myös tietoja esim. aineiston verkko-osoite/yksilöintitieto (URL tai DOI=Digital Object Identifier), päivämäärä (Retrieved Date) ja tietokanta (Database), josta se on saatavissa. Pakolliset tiedot on merkitty vihreällä.

Jos haluat lisätä kuvailutermejä, kirjoita ne Descriptors-kenttään; kuvailutermit erotetaan toisistaan puolipisteellä.

User 1-15 -kenttiin voit kirjoittaa omia muistiinpanoja. Jos haluat muuttaa kenttien nimet, avaa Tools-valikosta Customize-näyttö. Siellä voit antaa kentille omat nimet esim. tutkimusmenetelmät, aineisto, analyysi, käsitteet jne. Customize-näytöllä voit muuttaa myös muita oman RefWorksin määrityksiä.

Kun olet tehnyt viitteen tietoihin muutoksia, tallenna ne Save Reference -painikkeella. Back to Reference List -painikkeesta pääset takaisin viitteisiin.

Pääset myöhemmin katsomaan tallentamiasi viitetietoja View tai Folders-valikoista. Voit täydentää ja korjata tietoja sekä lisätä huomautuksia.

View tai Tools-valikoista voit tarkistaa kaksoiskappaleet kohdasta Duplicates.

Global Edit -painikkeesta pääset muuttamaan useita viitteitä samanaikaisesti. Jos olet siirtänyt esim. e-lehtiartikkeleita, valitse Global Edit > Electronic Source Related Fields ja kirjoita puuttuvat tiedot ruutuihin.

Liitteiden lisääminen (Attachments)

Edit-näytöllä voit lisätä viitteeseen tiedostoja esim. kuvia, kaavioita tai tekstiä (esim. artikkelin tekstin pdf-muodossa). Jokaisella käyttäjällä on 5 GB kokonaiskiintiö. Yhden liitteen koko saa olla korkeintaan 20 MB. Saat ilmoituksen, jos rajat alkavat ylittyä.

Esim. liitteen lisääminen viitteeseen: Esimerkkiviitteessä on jo kaksi liitettä ja haluat lisätä yhden:

1. tallenna tiedosto, jonka haluat lisätä

2. avaa RefWorks ja hae viite, johon haluat lisätä liitteen

3. mene muokkaamaan viitettä Edit-näytölle (paperiliittimen kuvasta oikealla alla näkyy, että viitteessä on jo liitteitä)

4. valitse Attachments > Browse ja hae liitteen osoite:

5. klikkaa Add attachment

6. liitteen kuvake näkyy nyt viitteen tiedoissa; voit avata sen klikkaamalla kuvasta:

Liitettä ei tarvitse erikseen tallentaa viitteen tietoihin. 

5. Viitteiden järjestäminen kansioihin

Voit järjestää viitteet kansioihin esim. aihealueittain. Luo uusi kansio valitsemalla Folders > Create New Folder.

Voit siirtää viitteet suoraan johonkin kansioon. Jos haluat myöhemmin siirtää viitteen, mene View- tai Folders-valikon kautta viitteisiin. Merkitse viite rastilla ja valitse kansio (Put in Folder).

Viite voi kuulua yhtä aikaa useaan kansioon. Viitteen oikealta puolelta löydät tiedot, missä kansioissa viite on.

Voit koota viitteitä myös omaan listaan useista kansioisa. Valitse viite rastilla ja paina Add to My List. Pääset katsomaan listaa View-valikosta > My List. Voit tulostaa listan tai lähettää sen sähköpostilla.

Jos haluat poistaa tietueen kansiosta, mutta säilyttää sen tietokannassa, älä paina Delete vaan Remove from Folder. Deletellä poistat viitteen kokonaan tietokannasta. 

6. Haku omasta viitetietokannasta

Valikkopalkin oikeasta reunasta löytyy pikahaku (Search RefWorks). Sen avulla voit hakea sanaa tai sanoja kaikista kentistä. Hakutulokset listataan relevanssin perusteella. Oletuksena hakusanojen välillä on OR-operaattori. Tarkemman haut pääset tekemään Search-valikossa. 

Search-valikko

• Advanced - tarkentaa haun tiettyyn kenttään, hakusanat voi yhdistää Boolen operaattoreilla; tulokset tekijän mukaan aakkosjärjestyksessä.
• Lookup by -toiminnolla saat tietokannastasi listat tekijöistä, kuvailutermeistä ja sarjajulkaisuista.
• Online Catalog or Database - voit hakea viitteitä omaan tietokantaasi RefWorksiin linkitetyistä online-tietokannoista. Suomalaisissa tietokannoissa eivät ns. skandit toimi online-haussa.

7. Lähdeluettelon laatiminen

Voit tulostaa viitelistoja RefWorksin viitesivulta Print-komennolla, mutta varsinainen lähdeluettelo muodostetaan Bibliography-valikosta.

Tarkista aina tieteellisen julkaisijan tai yliopiston laitoksen ohjeet lähteiden merkitsemisestä. RefWorksissa on satoja erilaisia tyylejä valmiina esim. APA, Harvard, MLA tai tieteellisten aikakauslehtien edellyttämiä tyylejä (Output Styles).

Tools-valikosta > Preview Output Style voit katsoa, miltä eri viittaustyylit näyttävät ts. mitä tietoja ja missä muodossa tai järjestyksessä tiedot ovat viittauksessa. Bibliography-valikossa näkyy kolmenlaisia tyylejä:

• Tampere University Spesific:  valmiina valittaviksi on kolme yleistä tyyliä: APA, Harvard ja MLA  
• Favorites: omat suosikkityylit, jotka voit valita Tools-valikosta > Output Style Manager > Add to Favorites. Suosikkityylit tulevat sen jälkeen aina ensimmäisiksi tyyliluetteloon.
• User Customized: voit tehdä myös oman tyylin muokkaamalla (Edit) RefWorksissa olevaa tyyliä ja tallentamalla sen eri nimellä. Katso ohjeet RefWorksista. Oma muokattu tyyli tallentuu punaisin kirjaimin. Voit lisätä myös sen suosikkeihin.

• Määrittele lähdeluettelon ulkoasu = tyyli   
• Valitse sitten Format Bibliography from a List of References ja tiedostotyyppi (File Type to Create) (esim. Word for Windows).
  
  
• Valitse joko kaikki viitteet Include ... All References, viitteet omasta listasta (My List) tai jostakin kansiosta References from ....
  
  
• Paina Create Bibliography. Lähdeluettelo avautuu uuteen ikkunaan. Muista tallentaa lähdeluettelo ennen kuin suljet tiedoston.

englanninkieliset ohjeet lähdeluettelon laatimiseen

8. Viittausten kirjoittaminen tekstiin

Lähdeviittaukset voi tehdä tekstiin kolmella vaihtoehtoisella tavalla: poimimalla viittaukset  joko Write-N-Citen tai One Line/Cite View:n avulla tai kirjoittamalla itse viittaukset tekstinkäsittelyohjelmassa.

1. Write-N-Cite (WNC)

Helpointa on tehdä viittaukset Write-N-Cite -ohjelmalla. Se on RefWorksin lisäohjelma, jonka voit ladata koneellesi.  Lisätietoja löydät Help-valikosta. Jos haluat käyttää Write-N-Citea, koneessa tulee olla selaimena Explorer ja tekstinkäsittelyohjelmana MS Word. Muiden selaimien ja tekstinkäsittelyohjelmien kanssa käytä One Line/Cite View -toimintoa tai kirjoita viittaukset tekstiin (ks.ohjeen kohdat 2. ja 3.).

WNC:stä on käytettävissä kaksi versiota: 2 ja III. ks. tekniset edellytykset. Jos Sinulla on käytössäsi MS Vista, voit käyttää vain III-versiota. Molemmat versiot voit ladata Tools-valikosta. Kun ohjelman punainen pikakuvake on koneen työpöydällä, niin sitä näpäyttämällä ohjelma avaa sekä Wordin (jos se ei ole jo ennestään auki) että Write-N-Citen (=RefWorksin supistetuin toiminnoin). Kirjaudu sisään Write-N-Cite -ohjelmaan samoilla tunnuksilla kuin RefWorksiin.

Uusi III-versio nopeuttaa tekstiviittausten kirjoittamista. Sillä on mahdollista työskennellä myös offline - ilman internetyhteyttä. Jos olet kirjoittanut tekstin vanhemmalla 2-versiolla, voit muuntaa sen III-dokumentiksi ja päinvastoin.  Muuntaminen tapahtuu Write-N-Cite III:n Tools-valikosta (revert/convert).

Write-N-Citen avulla voit kirjoittaa tekstiä ja siirtää lähdeviitteet suoraan RefWorksista. Pidä tekstinkäsittelyohjelma ja Write-N-Cite -apuohjelma auki työpöydällä.

Aseta kursori tekstissä siihen kohtaan, johon viittaus tulee ja näpäytä Cite-linkkiä Write-N-Citessa haluamasi viitteen kohdalla. Viittaus siirtyy heti tekstiin. Voit tehdä useita viittauksia peräkkäin.

Esimerkkiviittaus:

•     {{29 Arher,Margaret S. 2000}}

Numero 72  viitteen alussa on viitteen ID-numero RefWorks-tietokannassa. Jokaisella viitteellä on oma pysyvä REF ID -numeronsa, jota käytetään viitteiden yksilöimiseen.  ID-numero näkyy RefWorksissa viitteen alussa. Jos poistat viitteen tietokannastasi, numero ei siirry uudelle/toiselle viitteelle, vaan jää tyhjäksi.

Kun lopetat kirjoittamisen, muista tallentaa teksti. Tulosta teksti Write-N-CitenBibliographyn kautta (ks. 10.1. kohta)

Jos kirjoitat viittaukset alaviitteisiin (footnote, endnote), valitse sellainen viittaustyyli, joka tukee sitä esim. MLA, APSA. Saat viittauksen alaviitteeseen samalla tavalla kuin minkä tahansa tekstin. Esimerkiksi Wordissa valitse Lisää > viite > alaviite ja näpäytä viitteen kohdalla Cite.

Jos muutat tietoja varsinaisessa RefWorks-ohjelmassa, sulje Write-N-Cite ja avaa se uudelleen ennen kuin jatkat kirjoittamista, niin tiedot päivittyvät

Offline-työskentely eli kirjoittaminen ilman internetyhteyttä onnistuu vain WNC III-versiossa. Voit ladata viitteet tietokoneelle (ei muistitikulle tai levykkeelle). Kun lataat viitteet, pidä internetyhteys yllä; sen jälkeen voit katkaista sen. Viitteet ladataan Tools-valikosta. Valitse Create/Update Offline Database ja paina Create-painiketta ja rastita Work Offline-ruutu. Kun teet muutoksia RefWorksiin, muista päivittää offline-tietokanta.

One Line/Cite View -toiminnolla tektiviittaukset tehdään varsinaisen RefWorks-ohjelman avulla, mikä edellyttää internetyhtetyttä. Kolmas tapa on kirjoittaa viittaukset tekstiin ja se onnistuu ilman verkkoyhteyttä. ks. seuraavat kappaleet. 

2. One Line/Cite View 

Toinen, vähän monimutkaisempi tapa on viittauksen kopiointi varsinaisesta RefWorks-ohjelmasta One Line/Cite View -näytöltä. Aseta kursori käsikirjoituksessa siihen paikkaan, johon viittaus tulee. Siirry RefWorksin View-valikon kautta viitelistaan (joko yhteen kansioon tai kaikkiin viitteisiin) ja paina Switch to One Line/Cite View.

Valitse viite ja näpäytä Cite-linkkiä, niin RefWorks avaa viittauksen omaan ikkunaan.

Paina Select Citation -painiketta ja kopioi viittaus sekä liitä se käsikirjoitukseen. Tallenna teksti tekstinkäsittelyohjelmassa.

Saat tulostettua tekstin RefWorksin Bibliography-valikosta. Valitse sieltä viittaustyyli ja vaihtoehto Format Paper and Bibliography, hae tiedosto - Browse ja paina Create Bibliography. Tekstin lisäksi RefWorks tekee automaattisesti lähdeluettelon tekstissä käytetyistä viitteistä. Tiedoston nimen edessä on nyt sana final. Kun muokkaat tekstiä, tee muutokset alkuperäiseen työversioon = aaltosulkutekstiin (ks. 10.2. kohta).

3. Viittausten kirjoittaminen tekstiin ilman RefWorks-ohjelmaa

Voit kirjoittaa viittaukset tekstiin tekstinkäsittelyohjelmalla esim. silloin, kun sinulla ei ole internetyhteyttä käytettävissäsi. Tämä tapa poikkeaa 1. kohdassa esitellystä offline-työskentelystä siinä, ettei viitteitä ladata mihinkään, vaan käytetään hyväksi viitteiden Ref ID-numeroita omassa RefWorks-tietokannassa.

Jokaisella viitteellä tietokannassasi on pysyvä ID-numero, joka näkyy viitteen alussa.

Kun kirjoitat tekstiä tekstinkäsittelyohjelmalla, valitse tekstissä paikka, johon viittaus tulee. Kirjoita viitteen REF ID -numero kaksiin aaltosulkuihin. Voit kirjoittaa ID-numeron jälkeen viittaukseen myös tekijän nimen ja painovuoden. Jos viitteitä on useita, erota ID-numerot puolipisteellä:

Esimerkkiviittaus:

• {{26 Alasuutari, Pertti 2007;29 Archer Margaret 2000}}
  
  

Esimerkissä numerot 26 ja 29 ovat ID-numeroita viitetietokannassa.

Kun teksti on valmis, tallenna se tekstimuodossa. Voit tulostaa tekstin ja lähdeluettelon RefWorksin Bibliography-valikosta samoin kuin edellä 2. kohdassa. One Line/Cite View:ta ja käsin kirjoitettuja viittauksia voi käyttää samassa dokumentissa.

Voit tulostaa viittausten kirjoittamista helpottamaan Ref ID -listan, mistä näet kunkin viitteen numeron omassa viitetietokannassasi. Saat listan RefWorksista References-valikosta:

• References > Export
• References to Include ...(mitkä viitteet haluat); Export Format: Citation List
• Export to Text File - voit lähettää listan sähköpostina tai tulostaa tai tallentaa sen tekstimuodossa

Englanninkieliset ohjeet lähdeviitteiden kirjoittamiseen

9. Viittausten muotoilu

Viittauksen perusmuoto RefWorksissä on: tekijä ja teoksen painovuosi. Voit muokata viittauksia tekstissä joko Write-N-Cite:n Edit Citation -toiminnolla tai ns. muotoilumerkeillä (In Text Citation Switches). Muokkaamalla viittauksia voit esim. lisätä sivunumerot.

1. Write-N-Cite Edit Citation

Käytä Edit Citation-toimintoa aina Write-N-Cite III -version yhteydessä. WNC 2 -version kanssa käyvät sekä Edit Citation että tekstinkäsittelyohjelmalla kirjoitetut muotoilumerkit.

Avaa Word ja Write-N-Cite. Kirjoita teksti ja viittaus, niin Write-N-Citeen tulee näkyviin linkki Edit Citation.

Klikkaa Edit Citation -linkkiä, jolloin avautuu laatikosto (Citation Editor), johon voit kirjoittaa viittauksen lisäykset tai poistot.

Ruudut korvaavat vanhemman version käsin kirjoitettuja muotoilumerkkejä ja helpottavat viittausten kirjoittamista. Suppress Authors vastaa /a -merkkiä (poistaa tekijän nimen), Suppress Year /y -merkkiä (poistaa vuoden), Text Before /p (voi lisätä tekstiä viitteen alkuun) ja Text After /f -merkkiä (voi lisätä tekstiä viittauksen perään). ks. 2. kohta In Text-Citation Switches

Write-N-Citen editointiruudukon yläpuolella on esikatselu/Preview, josta voit tarkistaa, miltä muotoilemasi viite näyttää lopullisessa tekstissä.

2. In-Text Citation Switches (WNC 2-versio, One line/Cite view ja käsin kirjoitettu teksti)

 Muotoilumerkkejä ovat:

/y = year; poistaa vuosimerkinnän viitteestä
/a = author; poistaa tekijän nimen viitteestä
/h = hidden text; kätkee koko tekstin
/f = seuraava teksti; viitteen jälkeen tuleva teksti
/p = edeltävä teksti; ennen varsinaista viitettä tuleva teksti
/s = viittaa tiettyyn sivuun tekstissä; käytetään alaviitteissä

Viittaus on tavallisesti seuraavassa muodossa:

Esimerkki perusviittaus:

• viittaus RefWorksissa {{72 Burr,Vivien 2003;}}
• lopullisessa tekstissä (Burr 2003)
  
  Aaltosulkujen sisällä: 72 REF ID -numero viitetietokannasta, tekijän nimi ja teoksen painovuosi.

Esimerkki sivunumeroiden lisäys muotoilumerkillä:

• viittaus RefWorksissa {{72 Burr, Vivien 2003/f, 36}}
• tulostuu muodossa (Burr 2003, 36)

Voit kirjoittaa useita muotoilumerkkejä peräkkäin samaan viittaukseen.

Tarkemmat ohjeet viittausten muotoilusta löytyvät Refworksin ohjeista.

10. Tekstin ja lähdeluettelon tulostus

Kun olet saanut tekstin viittauksineen valmiiksi (aaltosulkuversio), tallenna teksti tekstinkäsittelyohjelmassa.

Voit tulostaa tekstin joko Write-N-Citen tai varsinaisen RefWorks-ohjelman Bibliographyn kautta (ei WNC III).

1. Tulostus Write-N-Citen avulla

Pidä tekstinkäsittelyohjelma ja Write-N-Cite -apuohjelma auki. Tallenna teksti tekstimuodossa. Valitse apuohjelman Bibliography-valikko, viittaustyyli sekä paina Create Bibliography. Ohjelmaan tulee ilmoitus, kun teksti on valmis.

Bibliographyn kautta tulostetussa tiedostossa ovat aaltosulut muuttuneet kaarisuluiksi, viittauksen edessä ja jäljessä oleva teksti on paikallaan ja muotoilumerkit poissa. Tekstin perässä on lähdeluettelo, jossa tässä tapauksessa on vain yksi viite. Ohjelma tarkistaa kaikki tekstissä käytetyt viitteet ID-numeroiden perusteella ja muodostaa niistä automaattisesti lähdeluettelon; sinun ei tarvitse tehdä erillistä lähdeluetteloa. 

WNC 2 -versiossa lopullisen tiedoston nimen eteen tulee aina sana Final. Uudessa WNC III -versiossa ei muodostu final-versiota, vaan nimi pysyy samana. Lopullinen versio kannattaa kuitenkin tallentaa uudella nimellä. WNC III -versioon muutokset ja lisäykset voi tehdä tellennettuun tekstiin. WNC 2 -versiossa muutokset tehdään aina työversioon (aaltosulkuversio). Kannattaa kuitenkin tallentaa varmuuskopio eri nimellä myös WNC III:lla tehdystä dokumentista.

Jos haluat WNC III -tekstistä tavallisen word-dokumentin, käytä Tools-valikon Remove Field Codes. Mutta muista, että silloin poistuvat kaikki RefWorksin kenttäkoodit eikä niitä voi palauttaa. Et voi hyödyntää tätä dokumenttia enää RefWorks-ohjelmassa. Tallenna sen vuoksi teksti eri nimellä, jotta Sinulle jää myös työversio, jolla voit jatkaa tekstin ja lähdeviittauten muokkaamista.

Katso ohjeet  myös RefWorksista.

2. Tulostus RefWorksin kautta

Käytä varsinaista RefWorks-ohjelmaa, kun tulostat tekstit, jotka on tehty WNC 2-versiolla, One Line/Cite View:n avulla tai ilman RefWorksia tekstinkäsittelyohjelmalla. WNC 2-versiolla tehdyn tekstin voit tulostaa myös Write-N-Citen kautta, jos sinulla on WNC 2 -versio vielä käytössä.

Kirjoita teksti, tallenna se tekstimuodossa ja sulje teksti. Siirry RefWorksiin ja valitse Bibliography:

Valitse haluamasi tyyli (Output Style) samoin kuin erillisen lähdeluettelon kohdalla.

Tällä kertaa valitse vaihtoehto Format Paper and Bibliography. Kirjoita Document to Format -kohtaan tallentamasi käsikirjoituksen osoite tai hae se Browse-komennolla.

Näpäytä Create Bibliography.

Samoin kuin edellä RefWorks-ohjelma ilmoittaa, kun teksti ja lähdeluettelo ovat valmiit uutena tiedostona (sama kuin tallennetun tekstin nimi + Final).

Esimerkkiteksti:

Burr ja Silverman määrittelevät...{{72 Burr, Vivien 2003/f, 36;267 Silverman, David 2004/f, 32-33}}

Tulostuu muodossa:

Burr ja Silverman määrittelevät...(Burr 2003, 36; Silverman 2004, 32-33)

Lähdeluettelo

Burr, Vivien. (2003). Social constructionism. (2nd ed.). Routledge. London.

Silverman, David (toim.). (2004). Qualitative research theory, method and practice. (2nd ed.).Sage. London.

Teksti on nyt normaali word-dokumentti, jonka voit tallentaa haluamallasi nimellä, tehdä siihen lisäyksiä tai muutoksia. Tee kuitenkin muutokset käsikirjoituksen aaltosulkuversioon, jos haluat hyödyntää tekstiä myöhemmin.

11. Käyttöedellytykset

RefWorks toimii selaimella ja sen käyttöön soveltuvat:

Huom! Tarkista uudet käyttöedellytykset esim. Write-N-Cite III RefWorksista.

Selaimet

• Internet Explorer Version 5.0 tai uudempi
• Netscape Version 6.0 tai uudempi
• Firefox 1.X tai uudempi

• RefWorks toimii myös Linux-käyttöjärjestelmässä

Tekstinkäsittelyohjelmat

• Word for Windows 2000 tai uudempi
• Word for Mac 98 tai uudempi
• muut tekstinkäsittelyohjelmat, joissa tiedostot voi tallettaa RTF-muodossa

Write-N-Cite -apuohjelma, joka toimii seuraavien käyttöjärjestelmien ja ohjelmien kanssa.

• Windows 98, ME, NT, 2000 tai XP
• Microsoft Word 2000 tai uudempi
• Internet Explorer 5.0 tai uudempi

Write-N-Cite III

• MS Vista and Word 2007 ja XP and Word 2003

Write-N-Cite for Macintosh

• Microsoft Word for Mac 98 tai uudempi
• Mac OS X version 10.3 tai uudempi

Huom! Vain MS Word on yhteensopiva Write-N-Cite -ohjelman kanssa. Käytä muiden tekstinkäsittelysohjelmien kanssa One Line/Cite View -toimintoa viittausten kirjoittamiseen tai kirjoita viittaukset käsin tekstiin.

RefWorksin etäkäyttö
Voit käyttää RefWorksia kaikkialla, missä on Internet-yhteydet. Pääset kirjautumaan sisään käyttämällä ryhmätunnuksia, jotka olet saanut kirjauduttuasi ensimmäisen kerran RefWorksiin (sähköposti, jolla vahvistetaan tekemäsi tunnukset). Jos kuitenkin haluat siirtää viitteitä verkkoaineistoista (esim. e-lehdistä), joihin pääsee vain Nellin kautta, kirjaudu RefWorksiin Nellin kautta.

Uutta RefWorksissa

 RefWorksin käyttöliittymä on muuttumassa. RefWorks 2.0 tullee käyttöön syksyn 2010 aikana. Tällä hetkellä on testattavissa beta-versio. Uudessä käyttöliittymässä säilyvät kaikki tallennetut tiedot. Rinnan uuden 2.0-version kanssa toimii jonkin aikaa vanha ns. RefWorks Classic.

Tamcatin viitteet siirtyvät nyt suoraan RefWorksiin. Valitse viitteet ja RefWorks-vienti. Jos haluat, voit muuntaa viitteet Refworks tagged Format -muotoon ja siirtää ne Import-komennolla filtterinä refworks tagged format.

Lisätietoja RefWorks-ohjelmasta osoitteesta linnatietopalvelu@uta.fi.

15.7.2010