 |
FM Marjo Rita Valtosen informaatiotutkimuksen alaan kuuluva väitöskirja Tapaustutkimus poliisin esitutkinnan dokumentoinnista: asiakirjahallinnan näkökulma tarkastetaan 26.11.2005 klo 12 Tampereen yliopiston Pinni B-rakennuksen luentosalissa B1096, Kanslerinrinne 1, Tampere. Vastaväittäjinä ovat dosentti, erikoistutkija Ulla-Maija Peltonen (Suomalaisen Kirjallisuuden Seura) ja YTT Katriina Byström (Högskolan i Borås). Kustoksena toimii professori Pertti Vakkari.*** Marjo Rita Valtonen on syntynyt Turussa ja hän on suorittanut filosofian maisterin tutkinnon Turun yliopistossa. Nykyisin hän työskentelee yliassistenttina Tampereen yliopiston Informaatiotutkimuksen laitoksella opetusalana asiakirjatiedon hallinta. Valtosen väitöskirja ilmestyy Arkistoyhdistyksen julkaisuja sarjassa, Arkistoyhdistys ry - Arkivföreningen r.f., Helsinki 2005. ISSN 0780-475X. Väitöskirja ilmestyy myös sähköisenä sarjassa Acta Electronica Universitatis Tamperensis; 492, Tampereen yliopisto 2005. ISBN 951-44-6480-X, ISSN 1456-954X, http://acta.uta.fi. Väitöskirjan tilausosoite: Arkistoyhdistys ry, PL 755, 0101 Helsinki. Lisätietoja: Marjo Rita Valtonen, (03) 3551 6957 (työ), marjo.valtonen@uta.fi, http://www.uta.fi/~limava/index.htmLEHDISTÖTIEDOTE Asiakirjatiedon tarkoituksenmukainen ja vastuullinen hallinta on yksi tietoyhteiskunnan toimivuuden peruskysymyksiä niin julkishallinnossa kuin yksityisellä sektorillakin. Yhteiskunnan arkitoimintojen dokumentointi palvelee välittömästi toiminnan sujuvuutta ja oikeellisuutta sekä tuottaa samalla dokumentaarista kulttuuriperintöä. Sekä organisaatiokohtaisen toimintamuistin että arkistojen kollektiivisen muistifunktion rakentuminen ovat merkittäviä, yhteiskunnallisesti määrittyviä tehtäviä, joita Suomessa ei juurikaan ole tutkittu. Väitöskirja on ensimmäinen asiakirjahallinnon alan väitöskirjatutkimus Suomessa.
Tutkimus on kartoittava- ja kuvaileva, monilähteinen ja monimetodinen laadullinen tapaustutkimus. Teoreettisena viitekehyksenä käytetään Frank Upwardin (1996) kehittämää arkistotieteen perusperiaatteisiin ja asiakirjahallinnan päämääriin perustuvaa kontinuumimallia. Kontinuumimalli osoittaa asiakirjatiedon jatkuvan hallinnan asettamat vaatimukset ja tarjoaa kokonaisvaltaisen näkemyksen toimintasidonnaisen asiakirjatiedon hallinnan tarkasteluun. Tutkimuksen aineistona ovat esitutkintaa suorittavien rikostutkijoiden ja tutkintasihteerien sekä asiakirjahallinnon asiantuntijoiden haastattelut vuosilta 1999-2004 sekä esitutkintatoimien havainnointi, esitutkinta-asiakirjat, normidokumentit sekä tutkimuskirjallisuus.
Tutkimuksessa analysoidaan asiakirjatiedon tuottamisen ja tallentamisen kulkua, käytäntöjä ja toimintaympäristön asettamia ehtoja. Esimerkkitapauksena on poliisin esitutkintaprosessi. Dokumentointi osoittautuu kiinteäksi osaksi esitutkintaa; esitutkintatoimista sekä laaditaan erillisiä asiakirjoja että tehdään merkintöjä tutkittavaa rikosjuttua koossapitäviin rekistereihin. Tutkinnan lopputuloksena on juttukohtaisesti ainutkertainen, tarkkojen ohjeitten mukaan koostettu esitutkintapöytäkirjakokonaisuus. Dokumentointitiedoilla kartutetaan poliisin valtakunnallisia rekistereitä, jotka ovat pohjana mm. strategialinjauksille, analyyseille ja profiloinneille. Dokumen-toinnin oikeellisuus vaikuttaa esitutkintaviranomaisen sekä asianosaisten oikeusturvaan. Doku-mentoinnissa toiminta ‘ikuistetaan’ asiakirjatodisteiksi, joilla on merkitystä sekä toiminnallisesti, juridisesti että kulttuurisesti. Dokumentointi yhdistää metadatan ja kuvailutoimintojen avulla toiminnan ja asiakirjat, mutta aineiston käyttö, saatavuus ja käytettävyys sekä erityisesti myöhempi arkistollinen käyttö vaativat lisäkuvailutietoja.
Esitutkinnan tiedonhankinnassa, tutkintaprosessin koordinoinnissa, tutkintatoimien toteuttamisessa ja tutkintatietojen säilyttämisessä käytetään erilaisia tietojärjestelmiä. Tietojärjestelmät eivät kuitenkaan käyttäjien toivomalla tavalla palvele tutkintaa, sekä teknisessä käytettävyydessä että käyttöosaamisessa on puutteita. Tietojärjestelmien päivittäiskäyttö koetaan rasitteeksi oikealle poliisityölle, mutta toisaalta työtä helpottavaksi ja uusia työtapoja mahdollistavaksi. Vastuullinen asiakirjahallinta edellyttää toiminnan ja tiedonhallinnan vaatimusten huomioon ottamista tietojärjestelmien suunnittelussa.
Toiminnan dokumentointia ohjeistetaan monin eritasoisin normivaatimuksin. Tärkeimmät ovat esitutkintalainsäädäntö, arkistolaki, julkisuus- ja henkilötietolainsäädäntö sekä arkistolaitoksen ohjeisto. Lakisääteisellä tiedonhallintasuunnitelmalla tavoitellaan asiakirjahallinnan integroitua jatkumoa asiakirjojen laatimisesta niiden pitkäaikaiseen säilyttämiseen tai hävittämiseen. Tiedonhallintasuunnitelma ei kuitenkaan tavoita kohdettaan ja useimpien normien noudattamisessa on normi-, käyttäjä- sekä työtehtävä- ja rikostyyppikohtaisia eroja. ’Normiuskottomuus’ koskee erityisesti asiakirjahallinnan normeja, niiden irrallisuus toimintaprosesseista selittänee niiden noudattamattomuutta.
Tutkimus syventää tietämystä asiakirjan tuottamiskäytännöistä, asiakirjasta toiminnan todisteena sekä kokonaisuudessaan asiakirjahallinnan laaja-alaisesta kentästä. Sekä asiakirjahallinnan kehittämisessä että tietojärjestelmien suunnittelussa ja käyttöönottamisessa tulisi lähtökohdaksi ottaa käyttäjien työtehtävät. Tiedonhallinnallisen kokonaisnäkemyksen omaksuminen palvelisi sekä toimintaprosesseja että asiakirjatiedon hallintaa. Asiakirjahallinnan vasta kehittymässä olevalla tieteenalalla kaivataan kipeästi lisätutkimusta mm. käsitteistä, asiakirjatiedon hallintajärjestelmistä, asiakirjatiedon säilyttämis- ja arvonmäärityspolitiikoista sekä asiakirjatiedon käyttötarpeista ja käytettävyydestä.
|